Ce qui est des métadonnées et pourquoi est-il si dangereux ?

Par définition, les métadonnées sont données sur les données. Il laisse une piste électronique de toutes les modifications à un document électronique : les modifications, les auteurs, les fois et les dates d'accès et des changements, mais aussi des informations de routage. Meta-données peuvent vous dire :

• Qui a dit quoi ?
• Qui savait quoi ?
• Qui a fait quoi ?
• Combien de temps a été consacré à l'édition du document ?
• Qui a créé le document ?
• Où le document a été ?
• Combien de fois le document a été modifié ?
• Si et par qui le document a été imprimé ?
• Commentaires privés et des ébauches préalables du document

Les métadonnées sont des informations cachées dans de nombreuses applications électroniques, y compris de WordPerfect, Microsoft Word, PowerPoint et Excel. Ces données peuvent contenir des informations sensibles, qui vous ne voudriez pas divulguées à des tiers. Une grande partie de ces informations est invisible pour les utilisateurs courants, est créée automatiquement et ne peut être empêchée.

Même si un document est protégé par mot de passe, une quantité importante de métadonnées peut être discernée, même si le document lui-même ne peut pas être ouvert. Un avocat civil peut utiliser des métadonnées comme un efficace Croix outil d'examen.

Pourquoi les avocats du contentieux des affaires civiles et les comptables veulent savoir sur les métadonnées :

Civilistes sont plus envoi de documents par courrier électronique au cours des négociations et de la découverte. Plus d'avocats contentieux des affaires civiles sont rendent compte de la vulnérabilité des données électroniques de partage avec les clients, s'opposant à l'avocat et les tribunaux.

Votre entreprise peut utiliser agressivement les métadonnées sur l'opposition des avocats et leurs clients, et d'autres peuvent l'utiliser contre vous. Cela met vos relations avec les clients en danger. En révélant des informations personnelles contenues dans les métadonnées par inadvertance, vous constituerait un manquement professionnel de l'avocat.

La façon la plus courante pour protéger contre les métadonnées est pas copier et coller d'un document à l'autre. Assurez-vous que « désactiver les enregistrements rapides » est sélectionné dans les produits Microsoft. Assurez-vous d'accepter ou de refuser toutes les modifications apportées à un document, si le « suivi des modifications sont activées. » C'est aussi une bonne idée, une fois que votre document est terminé, que ce soit transformée en un document PDF. Fichiers PDF conservent beaucoup moins métadonnées que d'autres types de document, en particulier ceux créés par Microsoft. Vous pouvez convertir un document au format PDF en utilisant le logiciel Adobe Acrobat, ou n'importe quel nombre d'applications en ligne et autonomes gratuites que l'on retrouve sur le web, comme http://www.expresspdf.com/.