Les entreprises tiennent à jour des copies de la correspondance et des notes de service. Loin d'souvent, cependant, ils n'ont pas étendre cette pratique à la correspondance électronique. Correspondance par courriel n'est pas différent de vos documents normale. Vous devez conserver des copies de tout cela pour protéger votre entreprise en cas de litige.
Actuellement, seules les banques et les courtiers sont tenus de conserver e-mail et messagerie instantanée documents pendant trois ans en vertu de la US Securities and Exchange Commission. Début Juillet 2006, toutes les sociétés ouvertes seront également tenus de le faire en vertu de la loi Sarbanes-Oxley.
Malgré ces lois, votre coutume et la pratique devrait être de conserver des copies de toute la correspondance électronique. Le courrier électronique est considéré comme une preuve et les tribunaux sont marteler les entreprises qui ne tiennent pas de registres email. Les juges sont souvent la décision que le fait de maintenir et de produire des documents par courrier électronique des moyens de l'entreprise en question se cache des preuves essentielles.
Dans le récent Perelman c. Morgan Stanley litige, la décision d'un juge sur l'échec de Morgan Stanley pour produire courriel a été facteur clé dans la délivrance d'un verdict 1,45 milliard de dollars. Sur la base de l'échec de produire des documents par courrier électronique, le juge Elizabeth Maass a rendu une décision provisoire qui effectivement trouvé Morgan Stanley comploté pour frauder dans une affaire Perelman 1998. Morgan Stanley n'est pas le défendeur seule entreprise à avoir ce problème.
À l'été 2004, la banque UBS a été trouvé par un juge d'avoir "volontairement détruite" preuve électronique dans une affaire de discrimination. UBS a été condamnée aux dépens et un jury a rendu un verdict 29 millions de dollars.
Email politique
Pour protéger votre entreprise, vous devez disposer d'une procédure en place pour maintenir les communications e-mail généré par l'entreprise. Défaut de conserver ces documents peut conduire à des décisions dans des litiges que votre entreprise volontairement détruit des preuves. Si cela se produit, le juge peut délivrer importantes sanctions pécuniaires, vous trouve automatiquement responsable ou prendre d'autres mesures sévères qui assurent une victoire pour le demandeur. Comme si de tels développements ne sont pas assez mauvais, il existe un deuxième risque associés aux communications par courriel.
Le maintien de communications par courriel, cependant, peut avoir un inconvénient. Le problème se pose, bien sûr, lorsqu'une communication contient des énoncés qui sont dommageables pour votre entreprise. Oui, la proverbiale situation catch-22.
Pour éviter de telles catastrophes, votre entreprise doit développer une politique claire sur les communications par courrier électronique et de former tous les employés pour se conformer à cette politique. Les employés doivent comprendre l'environnement des affaires n'est pas celui dans lequel blagues, remarques désinvoltes et ainsi de suite doivent être formulées dans les communications par courrier électronique.
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